Описание
ПРООН в Україні запрошує висококваліфікованих та досвідчених українських фахівців до участі у конкурсі на заміщення вакантної посади асистента із закупівель. Під безпосереднім керівництвом керівника польових операцій асистент із закупівель виконуватиме всі завдання, необхідні для закупівлі товарів, послуг, індивідуальних консультантів та будівельних послуг відповідно до процедур та вимог ПРООН. Це може включати такі завдання, як перевірка ТЗ та запитів на закупівлю на предмет повноти та правильності, розміщення запитів на закупівлю, пошук тендерних пропозицій на товари та послуги та обробка заявок. Обов'язки та відповідальність Під безпосереднім керівництвом керівника польових операцій співробітник на цій посаді виконуватиме наступні функції: Підтримує адміністрування та впровадження операційних стратегій, спрямованих на досягнення наступних результатів: Сприяння персоналу проекту у підготовці Плану закупівель на основі Річних робочих планів та його своєчасне і регулярне оновлення відповідно до діяльності проекту. Організація процесів закупівель, включаючи підготовку та проведення запитів на участь у тендерах (RFQ), тендерних пропозицій (ITB) або запитів на участь у конкурсах (RFP), отримання котирувань, заявок або пропозицій, їх оцінка, узгодження певних умов контрактів у повній відповідності до правил та положень ПРООН. Підтримка процесу закупівель для забезпечення того, щоб він був справедливим, конкурентним, прозорим, етичним і забезпечував найкраще співвідношення ціни та якості, а також щоб закупівельна діяльність відповідала правилам і положенням, процедурам та інструкціям ПРООН. Робота в якості секретаря тендерних закупівельних процесів проекту, включаючи: підготовку всієї закупівельної документації, розповсюдження та представлення відповідної документації членам комітету; координацію засідань комітету з оцінки закупівель; підготовку звітів комітету з оцінки закупівель, а також ведення обліку всієї документації та звітів. Допомога керівництву проекту у підготовці/перегляді Плану реалізації проекту та Плану закупівель проекту. Виконання інших обов'язків на вимогу керівництва ПРООН. Організовує процеси закупівель для проекту RPP, зосереджуючись на досягненні наступних результатів: Обслуговування глобальної закупівельної платформи Quantum та інших корпоративних систем закупівель з боку ПРП. Підготовка заявок до Комітету з контрактів, Комітету з управління активами та Комітету з закупівель, сприяння допоміжним інформаційним та документальним потокам. Здійснення проактивного управління контрактами, своєчасний контроль за виконанням замовлень на закупівлю, комунікація з постачальниками та вирішення питань, які можуть виникнути в процесі постачання. Управління контрактами на кожному етапі ланцюга постачання з проактивним виявленням потенційних критичних моментів та внесенням пропозицій щодо вдосконалення. Підтримувати та вдосконалювати систему управління контрактами для забезпечення підзвітності перед донорами та внутрішніми зацікавленими сторонами. Підготовка замовлень на закупівлю (ЗЗ) та контрактів, управління виконанням контрактів на закупівлю. Впровадження системи внутрішнього контролю, яка забезпечує належну підготовку та відправку замовлень на закупівлю. Забезпечення своєчасних коригувальних дій щодо замовлень з помилками бюджетної перевірки та іншими проблемами. За необхідності підтримувати зв'язок із зацікавленими сторонами процесів закупівель, які можуть включати, але не обмежуватися міжнародними та національними постачальниками, постачальниками послуг, зовнішніми організаціями та кінцевими користувачами в процесі закупівель та поставок, якщо це необхідно. Працювати в тісному контакті з відповідальною особою або нести відповідальність за забезпечення своєчасної перевірки та отримання товаросупровідних документів, отримання товарів, оформлення, сприяння контролю якості та розподілу. Готувати та представляти звіти щодо закупівель за проектом. Надання підтримки керівництву в питаннях утилізації матеріальних активів. Перевірка активів та надання рекомендацій щодо утилізації матеріальних цінностей. Підготовка документації для подання на розгляд комітетів з перегляду контрактів; контроль за виконанням запитів та зв'язок з підрозділами, що подають запити, та технічним обслуговуванням щодо дій з утилізації та внесення в систему ERP (Quantum) всіх необхідних даних для реєстрації утилізації. Нагляд за утилізацією товарів та достовірністю даних інвентаризації. Контроль за транспортуванням продукції, придбаної в рамках проекту. Перевірка логістичної документації на предмет правильності оформлення всіх необхідних документів. Забезпечення своєчасного розповсюдження товаросупровідних та супутніх документів місцевим постачальникам послуг. Забезпечити своєчасну доставку та належну передачу продукції одержувачам. Вести належну документацію та документальне підтвердження всіх процесів управління закупівлями та контрактами відповідно до вимог політики та процедур ПРООН. Забезпечення задоволення всіх потреб проекту шляхом своєчасного надання відповідних матеріалів та іншої матеріально-технічної підтримки в усіх сферах діяльності Надавати інформацію для звітів за проектами. Готує бюджети проектів та точні зміни до бюджетів на основі ґендерно-орієнтованих принципів бюджетування, фінансові звіти, включаючи щомісячні та щоквартальні звіти про використання коштів та фінансові звіти для донорів. Забезпечує реалізацію стратегії вибору постачальників та інструментів електронних закупівель, орієнтованих на досягнення наступних результатів: Впровадження стратегії закупівель. Розробка та оновлення реєстрів постачальників, здійснення відбору та оцінки постачальників. Сприяння накопиченню знань та обміну знаннями з метою досягнення наступних результатів: Проведення тренінгів з процесів, пов'язаних із закупівлями, для персоналу проекту, якщо це необхідно. Надання допомоги у вирішенні проблем, запобіганні виникненню вузьких місць, аналізі ризиків, пов'язаних з процесами закупівель в рамках Проекту. Необхідні навички та досвід Освіта: Обов'язкова середня освіта, або Ступінь бакалавра в галузі закупівель, логістики, менеджменту, економіки, права, бізнес-адміністрування, державного управління, інженерії або інших відповідних галузях буде розглядатися, але не є обов'язковою вимогою. Досвід роботи: Мінімум 6 років (з середньою освітою) або 3 роки (з дипломом бакалавра) відповідного досвіду роботи на національному або міжнародному рівні у сфері закупівель/постачання, логістики або суміжних сферах. Попередній досвід роботи з агентствами ООН, урядовими, приватними організаціями, організаціями розвитку, іншими багатосторонніми організаціями або організаціями громадянського суспільства у сфері соціальних послуг, підтримки охорони здоров'я, місцевого розвитку, підтримки громадянського суспільства є дуже бажаним; Досвід роботи з комп'ютером та офісним програмним забезпеченням (MS Word, Excel), а також поглиблені знання електронних таблиць та пакетів баз даних, досвід роботи з веб-системами управління є обов'язковим. Знання та досвід роботи з ERP-системами буде перевагою Знання принципів державних закупівель було б бажаним Вільне володіння українською та англійською мовами є обов'язковим. Професійні сертифікати: Сертифікація у сфері закупівель буде перевагою. Зверніть увагу: 2 вакансії на заміщення. Рекомендовані кандидати будуть включені до списку кандидатів на аналогічні посади в межах країни. Це національна посада. Тільки громадяни України мають право подавати заявки. Локація: Дніпро, Полтава, Львів, Ужгород, Одеса Тривалість контракту: 1 рік з можливим продовженням Якщо Ви зацікавлені приєднатися до нашої команди, будь ласка, надсилайте своє резюме, перейшовши за посиланням Для наступного кроку зв’яжуться лише з тими кандидатами, які увійшли до короткого списку. ПРООН працює приблизно в 170 країнах і територіях (з 1993 року в Україні), допомагаючи викорінити бідність, зменшити нерівність і відчуження, а також створити стійкість, щоб країни могли підтримувати прогрес. Як агентство розвитку ООН, ПРООН відіграє вирішальну роль у допомозі країнам у досягненні Цілей сталого розвитку. Procurement Associate UNDP Ukraine invites applications from highly qualified and experienced Ukrainian professionals for the post of Procurement Associate. Under close supervision of Field Operations Manager, the Procurement Associate will perform all tasks necessary to procure goods, services, individual consultants, and construction services in accordance with UNDP procedures and requirements. This may include tasks such as reviewing TORs and RFPs for completeness and correctness, posting RFPs, seeking bids on goods and services, and processing applications The incumbent will accelerate gender equality and women’s empowerment with all implementations and promote UNDP’s mandate as a gender-responsive organization with zero tolerance to any kind of discriminatory and abusive behaviour, including sexual harassment, sexual exploitation and abuse. Duties and Responsibilities This position is a national position on a Personal Service Agreement at NPSA 6 level. Under the direct supervision of the Field Operations Manager, the incumbent will perform the following functions: Supports administration and implementation of the operational strategies focusing on achievement of the following results: Contribution to project staff in preparation of the Procurement Plan based on the Annual Work Plans and its timely and regularly updating according to the project activities. Organization of the procurement processes including preparation and conduct of RFQs, ITBs or RFPs, receipt of quotations, bids or proposals, their evaluation, negotiation of certain conditions of contracts in full compliance with UNDP rules and regulations. Support the procurement process to ensure that it is fair, competitive, transparent, ethical and provides best value for money as well as the procurement action is in accordance with UNDP rules and regulations, procedures and instructions. Service as a secretary of the tender procurement processes of the project including: prepare all procurement documents, distribute and present relevant documentation to the members of the committee; coordinate procurement evaluation committee meetings; prepare procurement evaluation committee reports as well as maintain records of all documentation and reports. Assistance to project management in preparation/revision of Project Implementation Plan and Project Procurement Plan. Performance of other duties as required by UNDP management. Organizes procurement processes for RPP project focusing on achievement of the following results: Maintenance of global procurement platform Quantum and other corporate procurement systems from RPP’s side. Preparation of submissions to Contract, Asset and Procurement Committees, facilitate supportive information and document flows. Implementation proactive contract management, timely follow-up on the purchase orders fulfilment, communicate with suppliers and resolve issues which may arise along the supply process. Contract management on every stage of supply chain proactively identifying potential critical parts and making suggestions for improvement. Maintenance and improve the contract management system to ensure that accountability to donors and internal stakeholders is met. Prepare Purchase orders (POs) and contracts, performance management of procurement contracts. Implement the internal control system which ensures that Purchase orders are duly prepared and dispatched. Ensure timely corrective actions on POs with budget check errors and other problems. Liaise as necessary with the stakeholders of procurement processes which may include but not be limited to, international and national suppliers, service providers, external bodies and end users as needed along the procurement and supply process. Work in a close liaison with the responsible person or be responsible for ensuring timely verification and receipt of shipping documents, goods receipt, clearance, facilitating quality control and distribution. Prepare and present reports on the project procurement. Support the management on physical assets disposal. Review of assets and recommendation of physical assets for disposal. Documentation preparation for submission to Contract Review Committees; follow up on request and liaise with requesting unit and maintenance for disposal action and entry in ERP system (Quantum) of all the requisite details for recording disposals. Oversight of disposal of items and accuracy of inventory data. Monitor the transportation of products purchased under the project. Review logistics documentation ensuring that all necessary documents are properly prepared. Ensure timely distribution of shipping documents and related documents to local service providers. Ensure timely delivery and proper transfer of products to the recipients. Maintain adequate filing and documentary evidence of all procurement and contract management processes as required by UNDP policies and procedures. Ensure that all project’s needs are met through the timely provision of appropriate supplies and other logistical support to all areas of operation. Provide inputs to the project reports. Prepare project budgets and accurate budget revisions based on gender-responsive budgeting principles, financial reports, including monthly and quarterly disbursement reports and financial reports to donors. Ensures implementation of sourcing strategy and e-procurement tools focusing on achievement of the following results: Implementation of sourcing strategy. Development and update of the rosters of suppliers, implementation of supplier selection and evaluation. Supports facilitation of knowledge building and knowledge sharing focusing on achievement of the following results: Provide trainings on procurement-related processes to the project staff, if needed. Assist in problem-solving, bottlenecks prevention, risk analysis of the procurement processes within the Project. Institutional Arrangement: Under the direct supervision of the Field Operations Manager the Procurement Associate will be responsible for procurement issues. S/he will ensure administration, transparent and efficient provision of procurement services and processes of the Recovery and Peacebuilding Programme including inter-agency joint programme (UNDP, UN Women, UNFPA and FAO). Required Skills and Experience Education: Secondary Education is required, or Bachelor’s Degree in Procurement, Logistics, Management, Economics, Law, Business Administration, Public Administration, Engineering or other relevant areas will be given due consideration but it is not a requirement. Experience: Minimum 6 years (with Secondary Education) or 3 years (with Bachelor’s Degree) of relevant experience, on the national or international level, in procurement/supply chain, logistics or related areas. Previous experience with UN agencies, governmental, private sector, development, other multilateral or civil society organization in the areas of social services, support to health, local development, support to civil society is highly desirable; Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel) and advance knowledge of spreadsheet and database packages, experience in handling web-based management systems is required. Familiarity and experience with ERP systems would be an asset Knowledge of public procurement principles would be desirable Language: Fluency in Ukrainian and English is required. Professional certifications: Procurement Certification will be an asset. Please note: 2 positions to be filled. Recommended candidates will be rostered for similar positions within the country. This is a national position. Only Ukrainian nationals are eligible to apply. Locations: Dnipro, Poltava, Lviv, Uzhgorod, Odesa Contract duration: 1 year with Possibility for extension Interested candidates may apply on the following link Only short-listed applications will be contacted for the next step. UNDP works in about 170 countries and territories (since 1993 in Ukraine), helping to eradicate poverty, reduce inequalities and exclusion, and build resilience so countries can sustain progress. As the UN’s development agency, UNDP plays a critical role in helping countries achieve the Sustainable Development Goals